人事労務の法律教室-25 ～身元保証書の有効期限が切れたら再提出してもらうべき？～

入社時に身元保証書を提出してもらっています。期間は5年としていますが、5年経過したら再度提出してもらった方がいいのでしょうか？

通常は入社時のみで、5年後に身元保証契約を更新するケースは少ないでしょう。ただし、大金や高価な品物を扱う業務などでは身元保証契約を更新する例もあります。身元保証契約は自動更新とすることはできないため、その際は再度提出してもらう必要があります。

入社時に身元保証書の提出を求める会社はたくさんあります。 身元保証契約は、社員が不正などによって会社に損害を与えた場合に、第三者である身元保証人がその賠償責任を負うという契約です。特にお金を扱う仕事などでは重視されています。 一般的には親族などが身元保証人になることが多いでしょう。

ただし、損害があったときでも身元保証人に直接そのすべての責任を求めることができるわけではありません。身元保証人の責任の範囲は裁判所が次の事情を総合的に考えて判断します。

• ・監督人関しての会社側の過失の有無
• ・身元保証人が身元保証を引き受けるに至った理由とその際に払った注意の程度
• ・労働者の任務、身上の変化
• ・そのほかの一切の事情

損害の100％の請求が認められることはまずなく、大幅に減額されることが多いようです。また、会社側には通知義務があり、次の場合には身元保証人に通知しなければならないとされています。

身元保証人がこの通知を受け取ったり、身元保証人自身がこのような事実があることを知ったときは、将来に向かって身元保証契約を解除することができます。これらを考えると、いざという時に身元保証人に賠償してもらうことは意外に難しいと言えます。

しかし、身元保証契約を結んでも意味がないということではありません。「身元保証人になってくれた人に迷惑をかけたくない」という気持ちが不正の抑止力として働くからです。

身元保証人に対し損害の請求が100％認められることはまずないと説明しましたが、さらに法律では、長期間、身元保証人に責任を負わせるのは過度な負担になるとして、身元保証の有効期間の上限を定めています。

身元保証期間を定めなかった場合は3年間、定めた場合でも5年間が上限となります。更新は可能ですが、自動更新にすることはできません。

ご質問のように、5年経過し、入社時に提出してもらった身元保証書の有効期間が切れる場合は、どうするべきでしょうか？

その時点でもまだ身元保証が必要ということであれば、再度、身元保証書を提出してもらう必要があります。しかし、一般的には入社時に提出を求めるだけで、在職期間中ずっと身元保証契約を更新していくという企業は少ないでしょう。

そもそも不正行為の防止は、使用者が監督すべきことです。まだ人柄が把握できていない入社時であれば身元保証人の必要性も理解できますが、入社して5年も経つ社員に身元保証人が必要なのかは疑問です。

ただし、大金や高価な品物を扱う業務などでは5年経過後も更新して身元保証書を再提出してもらう場合もあるでしょう。身元保証書の再提出を求めるかどうかは各企業の考え方次第です。

再提出を求めた場合、社員がこれを拒否する可能性もあります。また、両親が他界しているなど、提出できない場合もあるでしょう。入社して何年も経つ社員について、これまで特に問題なく勤務してきたのに、身元保証書を再提出しないという理由だけで解雇をおこなうのは難しいと考えられます。